Komunikasi Formal

Komunikasi formal merujuk kepada pertukaran maklumat yang berlaku secara rasmi dalam organisasi. Ia diperlukan untuk membolehkan seseorang berkomunikasi dengan berkesan dalam organisasi. Perbincangan akan meliputi pengetahuan, kemahiran dan sikap yang diperlukan untuk memperolehi, mentafsir dan menyampaikan maklumat bagi memenuhi keperluan dalam persekitaran di tempat kerja. Suatu komunikasi dapat dikatakan formal ketika komunikasi antara dua pihak atau lebih yang ada pada suatu organisasi dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip dan struktur organisasi. 

Komunikasi bukan formal pula komunikasi dalam organisasi, tetapi tidak ditentukan dalam struktur organisasi. Fungsi adalah untuk memelihara hubungan sosial persahabatan, penyebaran informasi yang peribadi seperti isu gossip, atau rumor. Informasi dalam komunikasi bukan formal biasanya timbul melalui rantai kerumunan di mana seseorang menerima informasi dan menyebarkan kepada seseorang atau lebih dan seterusnya sehingga informasi tersebut tersebar ke berbagai kalangan. Implikasinya adalah kebenaran informasi tersebut menjadi kabur. Walau bagaimanapun, komunikasi ini bertujuan untuk memenuhi kebutuhan sosial, mempengaruhi orang lain, dan mengatasi kelambatan komunikasi formal yang biasanya cenderung kaku.

Aliran Komunikasi dalam organisasi

2 aliran komunikasi dalam organisasi: 

• ·         Komunikasi formal

Komunikasi ke bawah berlaku apabila mesej disampaikan dari pihak atasan kepada bawahan. Antara bentuk komunikasi tersebut ialah arahan kerja, dasar dan prosedur dan juga maklumbalas pencapaian. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah: 

a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) 

b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale) 

c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices) 

d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.

4 cara dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972): 

a) tulisan 

b) lisan 

c) tulisan diikuti lisan 

d) lisan diikuti tulisan

Komunikasi ke atas berlaku apabila mesej disampaikan dari pihak bawahan (subordinate) kepada atasan. 

Fungsi arus komunikasi ini: 

a) Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan 

b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan 

c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan 

d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri mahupun pekerjaannya.

Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit: 

a) Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan fikiran mereka 

b) Perasaan bahawa atasan tidak tertarik kepada masalah yang dialami 

c) Kurangnya penghargaan 

d) Perasaan bahawa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak faham pada apa yang disampaikan pegawai

Komunikasi mendatar berlaku di antara individu yang menduduki jawatan yang setara dalam organisasi. 

Ini bertujuan untuk: 

a) Memperbaiki koordinasi tugas 

b) Keupayaan dalam pemecahan masalah 

c) Saling berkongsi informasi 

d) Keupayaan dalam pemecahan konflik 

e) Membina hubungan melalui kegiatan bersama

• ·         Komunikasi tidak formal

Komunikasi ini berlaku dengan tidak mengikut struktur formal yang berlaku antara ahli dalam organisasi. Contohnya komunikasi melintang.